Consuntivazione e controllo
ESOLVER Trasporti mette a disposizione dei cruscotti di consuntivazione che permettono innanzitutto un controllo visivo immediato degli ordini e delle tratte inserite, segnalando eventuali dati mancanti, gestioni parziali o incomplete ed in secondo luogo ed in via opzionale, impedisce la fatturazione dei documenti non gestiti correttamente.
L’obiettivo di questo cruscotto e dei vari automatismi e controlli presenti in ESOLVER Trasporti, è quello di ridurre al minimo gli errori formali e di rendere disponibili all’operatore tutte le informazioni utili a verificare lo stato di gestione raggiunto per un determinato viaggio, che si rendono necessarie soprattutto in presenza di realtà operative più strutturate e quindi gestite in fasi e con operatori differenti.
Fatturazione guidata viaggi ed invio a SDI
La fatturazione può avvenire attraverso una procedura guidata nella quale vengono generati i mandati di fatturazione dei viaggi e le relative fatture. La procedura può essere completamente automatizzata per la generazione delle fatture immediate.
E’ disponibile anche la fatturazione per nome e per conto ed eseguire l‘invio della fattura elettronica dei consorziati.
Le fatture elettroniche generate si possono firmare digitalmente, inviare al sistema di interscambio e conservare digitalmente in un flusso completamente integrato. E’ inoltre possibile comporre il contenuto delle sezioni personalizzabili della FTE, anche per cliente.
La procedura mantiene uno stretto collegamento fra la gestione operativa dei viaggi e la parte amministrativa di ESOLVER, permettendo all’operatore di interrogare tutti i documenti del flusso iniziato dall‘ordine di viaggio.
Incassi, pagamenti e scadenzario
Le scadenze nascono direttamente dalle fatture dei viaggi e dalle fatture passive di vettori e fornitori e confluiscono nello scadenzario di clienti e fornitori, sempre allineato con la contabilità generale.
L’operatore registra incassi e pagamenti chiudendo le partite aperte e può consultare in ogni momento l’estratto conto di ogni cliente e fornitore, con il dettaglio dei documenti, delle scadenze e dei movimenti.
L’interrogazione dello scadenzario filtra le scadenze aperte, chiuse o con rischio insoluti e mostra per ognuna l’importo compensato, incassato ed il residuo. Dalla griglia si accede direttamente all’anagrafica, al documento che ha generato la scadenza, agli allegati ed ai blocchi amministrativi.
Le scadenze possono essere aggiornate in base ai tempi medi di pagamento dei clienti, per una previsione degli incassi più realistica.
RiBa, solleciti ed insoluti
Dalle scadenze si generano le distinte di presentazione delle RiBa da inviare alla banca. Il file di ritorno della banca viene acquisito e gli insoluti dei documenti non pagati vengono registrati automaticamente.
Il recupero dei crediti è supportato dalla gestione dei solleciti di pagamento con invio automatico via email, dall’analisi dei tempi di pagamento dei clienti e dalla gestione degli interessi di mora.
F24, banche e Remote Banking
Gli adempimenti verso l’Agenzia delle Entrate, a partire dalle deleghe F24, sono gestiti all’interno di ESOLVER con il continuo aggiornamento normativo di Sistemi e le distinte possono essere trasmesse alla banca tramite Remote Banking.
La gestione della tesoreria tiene traccia dei rapporti con le banche e delle linee di credito, automatizza la riconciliazione dei movimenti con l’estratto conto bancario e proietta i saldi bancari tenendo conto dei movimenti attesi dalle distinte e del fido disponibile.
Analisi del Cash Flow e flussi finanziari
ESOLVER proietta i flussi finanziari attuali e prospettici a partire dalle partite contabili aperte e dagli impegni non ancora contabilizzati, come ordini, DdT, mandati e contratti.
La proiezione dei saldi bancari e degli affidamenti restituisce in ogni momento la posizione di liquidità e la posizione finanziaria dell’azienda, per pianificare per tempo investimenti e fabbisogni.
Con ESOLVER BI, integrato con Microsoft Power BI, i flussi finanziari si analizzano con dashboard e report interattivi, condivisibili anche online.
Bilanci gestionali e civilistici
Dai dati contabili si elaborano i bilanci periodici e di esercizio, anche consolidati, sia in forma ordinaria che abbreviata secondo lo schema civilistico della IV direttiva CEE.
I bilanci gestionali e la gestione del budget permettono di confrontare periodicamente consuntivo e previsioni, analizzando gli scostamenti e l’andamento di costi e ricavi anche per centro di imputazione e divisione.
Contabilità ed adempimenti fiscali
ESOLVER tiene la contabilità generale ordinaria a partita doppia, gestisce le diverse casistiche IVA ed automatizza le registrazioni contabili anche grazie all’intelligenza artificiale di Sistemi AI.
Liquidazioni IVA, Intrastat, comunicazioni periodiche all’Agenzia delle Entrate e dichiarazioni fiscali si gestiscono con la tranquillità del continuo aggiornamento normativo di Sistemi.
Archiviazione documentale e conservazione digitale
Fatture elettroniche, documenti contabili e fiscali, contratti e paghe elaborati in ESOLVER vengono conservati a norma di legge con il servizio di Conservazione digitale di Sistemi.
Dopo la configurazione iniziale, i documenti sono inviati periodicamente in automatico, senza intervento dell’operatore. Prima dell’invio il sistema verifica che documenti ed allegati non presentino anomalie, come la mancanza di firma o di marca temporale.
Dal pannello di controllo si consultano i documenti per classe, periodo e stato, seguendone l’avanzamento fino alla conservazione presso il conservatore accreditato.
